Специалист по обработке документов (в отдел кадрового администрирования, либо канцелярия)

1. полное обеспечение рабочего процесса приемной директора школы;
2. отдел кадров - обеспечения всего документального сопровождения по кадрам;
3. библиотечный фонд школы - формирование, хранение, выдача-прием, закуп необходимых дополнительных материалов и литературы

«Секретарь руководителя»
Должностные обязанности (Секретарь руководителя):
• прием посетителей;
• составление, корректировка (актуализация), ведение номенклатуры дел АО «УКАЗ», согласно «Перечню типовых документов…»;
• ведение делопроизводства (знание «Основных правил документирования», стандартов ISO);
• оформление регистрационных журналов, регистрация входящей/исходящей (организационной), распорядительной (приказы, распоряжения) документации, телефонограмм), формирование дел, согласно номенклатуре, подготовка и оформление дел для сдачи на хранение в архив;
• контроль правильного оформления документации (приказы, распоряжения, справки, служебные письма и т.п.), согласно ИСМ (Интегрированная система менеджмента), Стандартам Предприятия;
• распределение документации по исполнителям, контроль исполнения документов, согласно резолюции руководства;
• оформление командировочных документов руководства (приказ, командировочное удостоверение, заказ билетов, бронирование гостиничного номера, составление отчетов и т.п.);
• подготовка (оформление накладных, уведомлений, конвертов) и отправка почтовой корреспонденции через курьерскую почту: DHL, Pony Express;
• распределение полученной почтовой корреспонденции по адресатам (исполнителям);
• работа с электронной почтой, офисной оргтехникой
Должностные обязанности (Офис-менеджер):
• контроль правильного оформления документов;
• организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и сдаче их на хранение в архив;
• разработка инструкций по ведению делопроизводства на предприятии и организация их внедрения;
• обеспечение работников общего отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда;
• осуществление методического руководства делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль правильного оформления и своевременной сдачи дел в архив предприятия;
• участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания;
• обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;
• организация хранения и обеспечение сохранности документов архива предприятия;
• участие в разработке номенклатур дел структурных подразделений, проверка правильности формирования и оформления дел при передаче их в архив;
• подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• работа по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;
• участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• выдача, в соответствии с поступающими запросами, архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива
Дополнительные обязанности:
• Исполнение обязанностей начальника общего отдела во время отпуска (больничного и т.п.): организация работы отдела, согласно должностной инструкции;
• работа по оформлению брэндовой продукции предприятия (заключение договоров с поставщиками/исполнителями, участие в разработке макетов, оформление заказов, контроль их исполнения, получение заказанной продукции, оформление отчетных документов по приобретению);
• работа по организации получения талонов на вывоз мусора (промышленные отходы и ТБО), организация контроля по вывозу ТБО;
• обеспечение оформления заявок на изготовление печатей и штампов, табличек, контроль исполнения оформленных заявок, выдача ответственным лицам в подразделения предприятия (под роспись в Журнале…);
• организация и сопровождение работы по аренде жилья для командированных сотрудников предприятия (мониторинг рынка арендного жилья, заключение договоров аренды, сопровождение работы по заключенным договорам, взаимодействие с арендодателями);
• обеспечение буфетного обслуживания администрации предприятия, а также обеспечение буфетного обслуживания гостей и представителей высшего руководства, приезжающих в служебные командировки, оформление отчетных документов по закупу приобретаемых продуктов (авансовые отчеты, акты списания и т.п.);
• обеспечение приобретения ценных подарков и праздничных букетов для юбиляров завода, оформление отчетных документов…

• организация кадровой работы с момента открытия предприятия;
• разработка и оформление организационной структуры и штатного расписания;
• организация и ведение кадрового делопроизводства: приказы, ИТД, личный листок и личная карточка, формирование личных дел работников, ведение трудовых книжек;
• ведение табеля выходов административного состава, составление табельной сводки для начисления заработной платы работникам;
• контроль выплат заработной платы работникам Компании и обязательных социальных отчислений и отчислений в пенсионный фонд и т.п.;
• составление графика отпусков, ведение учета предоставления отпусков работникам Компании;
• подбор (самостоятельно и совместно с кадровыми агентствами г. Усть-Каменогорска) и оценка персонала (собеседование, тестирование и т.п.), прием и оформление работников, помощь в адаптации вновь принятых сотрудников;
• организация обучения и повышения квалификации работников;
• разработка и оформление документов: Должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка, Деловой кодекс поведения и этики и т.п.;
• организация корпоративных мероприятий
Дополнительные обязанности:
• работа с рекламными агентствами города по формированию брэндового стиля Компании;
• руководство работниками Конструкторского бюро (офис), в пределах своей компетенции

Должностные обязанности, согласно Должностной инструкции
Дополнительные обязанности:
• разработка и оформление Должностных инструкций, Программ стажировки по службе подготовки производства и реконструкции БП;
• ответственность за организацию работы по формированию кадрового резерва службы, подбор кандидатур для зачисления в резерв;
• оформление документации кадрового резерва службы (приказы, личные характеристики, оформление документов на резервистов для отчета в Службу директора по кадрам и социальным вопросам, оформление Списков оперативного резерва и резерва руководящих кадров по службе;
• составление графика отпусков, составление и оформление характеристик на работников службы на основании отзывов непосредственных руководителей;
• оформление приказов по службе о приеме/переводе работников, стажировке и обучении, предоставлении очередных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы, замещении должностных лиц, о награждениях и поощрениях, и т.п..

• Обучение школьников среднего и старшего звена (5-ые - 10-ые классы) навыкам аудирования (восприятие иностранной речи на слух и письменный перевод услышанного), чтения, разговорной речи на английском языке, согласно школьной программе