Личный ассистент руководителя( КОФЕБОКС KZ )

18 Июля

Партнерские Вакансии

Компания "КОФЕБОКС KZ"

Внимание! Вакансия открыта до 01-го августа!

Кто мы такие: Мы — Coffeebox, быстрорастущая сеть диджитал-кофеен в Казахстане. 180+ точек по стране, и мы только начали. В 2025 году выходим на международный уровень — цель: 5000 кофеен в Центральной Азии и на Кавказе.

Чем нужно заниматься?:

1. Организация рабочего времени руководителя

- Планирование встреч и мероприятий: координация расписания, установка приоритетов.

- Управление календарем: отслеживание изменений и напоминание о предстоящих встречах, обсуждение с третьими лицами времени и даты назначения встреч/созвонов;

- Подготовка материалов для встреч: в зависимости от тематики созвона сбор информации, конспектирование созвонов встреч.

2. Видение документации

- Составление и редактирование документов: написание писем на почту или в word приложении, отправка счетов на оплату бухгалтеру
компании;

- Организация хранения документации: обеспечение доступности документов делить по месяцам и по оплатам что оплачено, а что не нет.

3. Коммуникация

- Взаимодействие с клиентами и партнерами: поддержание отношений, обработка запросов, также ведение всех партнеров кто купил кофе машины. По этому пункту есть инструкция и скрипт общения;

- Следить за тем чтобы все партнеры выслали оригиналы договоров в офис на адрес Пушкина 2, 5 этаж, 513 кабинет;

- Сбор информации по интернету, желательно делать это быстро не откладывать на потом, например где можно заказать картонные держатели для стаканчиков кофе, сразу находишь информацию где сколько стоит, срок доставки, качество и тд, И так по любой задаче поиска в интернете.

4. Поддержка административных процессов

Организация командировок (бронирование билетов и гостиниц, анализ билетов где может быть дешевле или быстрее перелет, всегда скидывать нужно несколько вариантов отеля, соотношение цен, подобрать удобные даты и время поездки).

Закупка:

-офисных принадлежностей

-салфетки влажные, мыло для рук и посуда, скотч, маркеры,

для партнеров - расходных материалов таких как - кофе, молоко, раф, стаканчики, крышки и тд.

- Встреча курьеров, партнеров, выдача для партнеров расходных материалов;

- Сборка заказов если руководитель отдела забота не успевает, то самостоятельный сбор заказов для партнера, склад находится на 6 этаже в этом же здании где и офис.

-Растаможка кофемашин, поездка на СВХ передача денег за транспортные услуги после прием кофе машин ( наблюдаешь что бы загрузили аккуратно кофе машины не повредили ничего, вызываешь яндекс грузовую машину с грузчиками и отправляешь либо на производство либо в офис на Пушкина 2).

5. Личные задачи руководителя

- Выполнение личных поручений: помощь в организации личных мероприятий, покупках.

- Конфиденциальность информации: соблюдение конфиденциальности в работе с личными данными.

- Выполнять задачи в срок как рабочие так и личные.

Какие ты закрываешь вопросы с новыми партнерами:

- Введение их в курс дела (есть регламент по общение с ними);

- Отправка Coffeebox до города клиента, либо Jet Logistic / Indriver;

обычно индрайвер отправляем если хотим доставить срочно;

- Контролируешь чтобы у всех партнеров работали модемы наблюдаешь в личном кабинете Kcell;

- Фиксируешь особые пожелание клиента такие как бокс другого цвета или была доплата за доставку сразу и т.д;

-Высылаешь договора партнерам если они уже нам предоставили свой оригинал договора.

Какие ты закрываешь вопросы со старыми партнерами:

-Формируешь заказы принимаешь их в ватсап;

-Отвечаешь на звонки партнеров;

-Отправляешь например недостающую или новую деталь для кофемашины, наклейки и т.д высылаешь все необходимое для работы.