Менеджер по персоналу

Обеспечение делопроизводства и организация документооборота, выборка документов, своевременное доведение входящих документов до исполнителя, регистрация доверенностей, входящих/исходящих документов и оперативное хранение этих документов. Отправка корреспонденции курьерской службы, хранение и отслеживание квитанций, накладных и реестров, бронирование авиа и ж/д билетов, также гостиниц. Заказ, учет, выдача, хранение и последующий контроль использования фирменных бланков. Осуществление заказа печатно – бланочной продукции, осуществление заказов переводов документов через переводческое агентство по заявкам структурных подразделений. Координация работы водителя Банка и компании, предоставляющей услуги по автотранспортному обеспечению, организация работ и эффективное взаимодействие с Филиалами Банка. Решение вопросов по своевременному предоставлению документов (актов выполненных работ, счетов – фактур) на оплату товаров и услуг. Работа архивариуса. Выполнение иных функции определенные Курирующим должностным лицом.

Ведение делопроизводство, а именно проведение регистраций входящей и исходящей корреспонденции, договоров заключаемых компанией. Составление приказов на прием/увольнение, трудовых договоров, договоров материальной ответственности, выдача справок с место работы. Ежемесячно составление рабочего табеля. Ведение учёта канцелярских товаров и принадлежностей, осуществлять заказ и контроль использование. Один раз в месяц, совместно с представителем бухгалтерии проведение инвентаризации канцелярских товаров, о чём составление актов. Во время отсутствия Начальника юридического и административного отдела временно выполнять его прямые обязанности. Контролировать сроки истечения заключенных договоров. Контроль порядка и чистоты в офисе. Контролировать наличие питьевой воды в аппаратах для воды в офисе, осуществлять их заказ и приём. При приеме и увольнении сотрудников вести учёт под роспись, а так же выдавать и принимать;
- сим-карты с корпоративными номерами для сотовых телефонов;
- карточки входа/выхода;
- печатей, штампов;
- электронных ключей от входных дверей;
- организовывать получение и выдачу бэйджей для беспрепятственного прохождения через пропускной пункт;
Организовывать встречу гостей компании, бронировать гостиничные номера и заказывать билеты.
Составление отчетов с помощью программы excel. Ежемесячный отчет о прогнозе продаж пиво. Работа с программой ИССА (Kcell), ежемесячные пополнения, работа с корпоративными номерами сотрудников. Каждый месяц составление реестров соглашений на оборудование и отправка в компанию «Эфес Казахстан».

Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, ответы на телефонные звонки и их распределение, ведение деловых переговоров и переписки, планирование рабочего дня руководителя, работа офисной оргтехникой.

Офисная работа с документами, подготовка новостных материалов о работе отделов для руководителя, переадресация телефонных вызовов, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, служебных записок, внутренней переписки.