Специалист по документации (организационная, кадровая и т.п.)

Описание

ул. Протoзанова, 45 тел. (мобильный): +7 (708) 486-8635 e-mail: olyaakhmadiyeva75@icloud.com АХМАДИЕВА ОЛЬГА БОРИСОВНА Основные умения, способности и навыки: • Сильные организационные навыки / аналитические навыки и навыки решения проблем / Отличные коммуникативные навыки и обслуживание клиентов. • Отличные навыки устной и письменной коммуникации. • Отличные навыки межличностного общения, ведения переговоров и разрешения конфликтов. • Отличные организаторские способности и внимание к деталям. • Отличные навыки тайм-менеджмента с доказанной способностью укладываться в сроки. • Способность расставлять приоритеты задач и делегировать их, когда это уместно/Способность к многозадачности. • Способность действовать честно, профессионально и конфиденциально. • MS Office (Word / Excel / Power Point), Outlook etc., 1C: ЗУП, Енбек КЗ • Отличные навыки работы по организации и функционированию ISO / ИСМ (интегрированной системы менеджмента) Опыт работы: июль 2020 – март 2022 Учреждение Частная общеобразовательная школа «Исток», «Секретарь-делопроизводитель/Отдел кадров/Библиотека» октябрь 2008 – июнь 2020 АО «Усть-Каменогорский арматурный завод», «Офис-менеджер общего отдела»/ «Секретарь руководителя» Должностные обязанности (Секретарь руководителя): • прием посетителей;  • составление, корректировка (актуализация), ведение номенклатуры дел АО «УКАЗ», согласно «Перечню типовых документов…»;  • ведение делопроизводства (знание «Основных правил документирования», стандартов ISO); • оформление регистрационных журналов, регистрация входящей/исходящей (организационной), распорядительной (приказы, распоряжения) документации, телефонограмм), формирование дел, согласно номенклатуре, подготовка и оформление дел для сдачи на хранение в архив; • контроль правильного оформления документации (приказы, распоряжения, справки, служебные письма и т.п.), согласно ИСМ (Интегрированная система менеджмента), Стандартам Предприятия;  • распределение документации по исполнителям, контроль исполнения документов, согласно резолюции руководства;  • оформление командировочных документов руководства (приказ, командировочное удостоверение, заказ билетов, бронирование гостиничного номера, составление отчетов и т.п.);  • подготовка (оформление накладных, уведомлений, конвертов) и отправка почтовой корреспонденции через курьерскую почту: DHL, Pony Express;  • распределение полученной почтовой корреспонденции по адресатам (исполнителям);  • работа с электронной почтой, офисной оргтехникой Должностные обязанности (Офис-менеджер): • контроль правильного оформления документов; • организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и сдаче их на хранение в архив; • разработка инструкций по ведению делопроизводства на предприятии и организация их внедрения; • обеспечение работников общего отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда; • осуществление методического руководства делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль правильного оформления и своевременной сдачи дел в архив предприятия; • участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания;  • обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;  • организация хранения и обеспечение сохранности документов архива предприятия; • участие в разработке номенклатур дел структурных подразделений, проверка правильности формирования и оформления дел при передаче их в архив; • подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;  • работа по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска; • участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов; • выдача, в соответствии с поступающими запросами, архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготовка данных для составления отчетности о работе архива Дополнительные обязанности:  • Исполнение обязанностей начальника общего отдела во время отпуска (больничного и т.п.): организация работы отдела, согласно должностной инструкции; • работа по оформлению брэндовой продукции предприятия (заключение договоров с поставщиками/исполнителями, участие в разработке макетов, оформление заказов, контроль их исполнения, получение заказанной продукции, оформление отчетных документов по приобретению); • работа по организации получения талонов на вывоз мусора (промышленные отходы и ТБО), организация контроля по вывозу ТБО; • обеспечение оформления заявок на изготовление печатей и штампов, табличек, контроль исполнения оформленных заявок, выдача ответственным лицам в подразделения предприятия (под роспись в Журнале…); • организация и сопровождение работы по аренде жилья для командированных сотрудников предприятия (мониторинг рынка арендного жилья, заключение договоров аренды, сопровождение работы по заключенным договорам, взаимодействие с арендодателями); • обеспечение буфетного обслуживания администрации предприятия, а также обеспечение буфетного обслуживания гостей и представителей высшего руководства, приезжающих в служебные командировки, оформление отчетных документов по закупу приобретаемых продуктов (авансовые отчеты, акты списания и т.п.); • обеспечение приобретения ценных подарков и праздничных букетов для юбиляров завода, оформление отчетных документов…  февраль 2005 – август 2008 ИП "Шипицин И.Б." Компания МегаТорг: Торговое оборудование&Корпусная мебель", г. Усть-Каменогорск (производство торгового оборудования и корпусной мебели), «Менеджер по персоналу» Должностные обязанности: • организация кадровой работы с момента открытия предприятия; • разработка и оформление организационной структуры и штатного расписания;  • организация и ведение кадрового делопроизводства: приказы, ИТД, личный листок и личная карточка, формирование личных дел работников, ведение трудовых книжек; • ведение табеля выходов административного состава, составление табельной сводки для начисления заработной платы работникам;  • контроль выплат заработной платы работникам Компании и обязательных социальных отчислений и отчислений в пенсионный фонд и т.п.;  • составление графика отпусков, ведение учета предоставления отпусков работникам Компании;  • подбор (самостоятельно и совместно с кадровыми агентствами г. Усть-Каменогорска) и оценка персонала (собеседование, тестирование и т.п.), прием и оформление работников, помощь в адаптации вновь принятых сотрудников; • организация обучения и повышения квалификации работников;  • разработка и оформление документов: Должностные инструкции, Правила внутреннего трудового распорядка, Деловой кодекс поведения и этики и т.п.; • организация корпоративных мероприятий  Дополнительные обязанности: • работа с рекламными агентствами города по формированию брэндового стиля Компании;  • руководство работниками Конструкторского бюро (офис), в пределах своей компетенции  сентябрь 2000 – февраль 2005 АО "Ульбинский металлургический завод", «Секретарь-делопроизводитель» Должностные обязанности, согласно Должностной инструкции Дополнительные обязанности: • разработка и оформление Должностных инструкций, Программ стажировки по службе подготовки производства и реконструкции БП; • ответственность за организацию работы по формированию кадрового резерва службы, подбор кандидатур для зачисления в резерв; • оформление документации кадрового резерва службы (приказы, личные характеристики, оформление документов на резервистов для отчета в Службу директора по кадрам и социальным вопросам, оформление Списков оперативного резерва и резерва руководящих кадров по службе; • составление графика отпусков, составление и оформление характеристик на работников службы на основании отзывов непосредственных руководителей; • оформление приказов по службе о приеме/переводе работников, стажировке и обучении, предоставлении очередных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы, замещении должностных лиц, о награждениях и поощрениях, и т.п..  август 1997 – январь 1999 Средняя школа №23, Учитель английского языка Должностные обязанности: • Обучение школьников среднего и старшего звена (5-ые - 10-ые классы) навыкам аудирования (восприятие иностранной речи на слух и письменный перевод услышанного), чтения, разговорной речи на английском языке, согласно школьной программе Образование (высшее): • Октябрь 2022- Октябрь 2023 Boise State University (Idaho State, USA), Intensive English Program • Алматинская академия экономики и статистики, Менеджмент, специальность: «Управление персоналом», диплом с отличием на тему: «Проектирование организационной структуры управления человеческим ресурсами предприятия» (на примере предприятия АО «Ульбинский металлургический завод») • Восточно-Казахстанский Государственный Университет, филологический факультет, специальность: «Русский язык и литература»