Специалист по управлению поездками (SBA)

14 Января

Партнерские Вакансии

Компания "Кселл, АО"

Обязанности:

- Организует деловые поездки для сотрудников и гостей компании: контролирует выписку авиа и ж/д билетов внутреннего, международного сообщения в пределах РК и за рубежом; осуществляет подбор и резерв отелей во всех городах РК и за его пределами; обеспечивает услуги VIP-уровня, трансфер, подготовку таблички для гостей компании и пр.

- Уведомляет Управление миграционной полиции о прибытии иностранных сотрудников и гостей Компании по месту жительства.

- Организует регистрацию иностранных сотрудников и гостей Компании в Управлении миграционной полиции по месту жительства.

- Контролирует и обновляет статус по иностранным сотрудникам в соответствии с изменениями в миграционном законодательстве РК.

- Организует получение визовой поддержки иностранным сотрудникам и гостям Компании. Взаимодействует с соответствующими государственными органами РК.

- Предоставляет сотрудникам Компании перечень документов, необходимых для получения зарубежной визы. Обеспечивает его актуальность с учетом изменений в требованиях законодательства и соответствующих учреждений.

- Обеспечивает оформление страховых сертификатов для сотрудников Компании, выезжающих за рубеж.

- Создает, получает необходимые согласования и выгружает в системе Компании приказы о командировании сотрудников за пределы Казахстана для получения зарубежной визы.

- Оказывает консультационную поддержку сотрудникам Компании по вопросам сбора и подготовки необходимых документов для получения зарубежных виз. При необходимости организует встречи с целью проведения инструктажа для сотрудников Компании по вопросам использования системы электронного бронирования, заведения и закрытия заявки на командировку в системе ESS и пр.

- Осуществляет поиск и бронирование конференц-залов в городах Казахстана для организации мероприятий за пределами офиса Компании.

- Составляет сравнительный анализ по конференц-залам, доступным в городах Казахстана, для обеспечения наиболее оптимального выбора с точки зрения расположения, стоимости, логистики, вместимости и т. д.

- Организует и принимает участие во встречах с представителями отелей, авиакомпаний, туристических агентств и иных организаций по вопросам заключения договоров, согласования условий и тарифов, организации различных мероприятий и т.д. с целью получения наилучших предложений для Компании. Ведет протокол переговоров; готовит отчет по запросу руководителя.

- Организует поездки для членов Совета Директоров АО «Кселл», а также обеспечивает контроль и поддержку во время поездок членов в рамках своей компетенции.

- Организует и оформляет поездки (Home trip) для иностранных сотрудников Компании, а также контролирует все связанные с этим процессы в рамках своей компетенции.

- Обеспечивает ведение ежемесячной статистики по расходам на организацию поездок, покупку билетов, проживание, уплату сборов и пр. затраты.

- Обеспечивает непрерывный и бесперебойный процесс организации бизнес-поездок для сотрудников Компании как внутри Республики Казахстан, так и за ее пределы (в т. ч. в выходные дни и в нерабочее время).

- В программе SAP контролирует каждую отдельную заявку на командировку сотрудника Компании и обеспечивает ее своевременное исполнение.

- Организует встречи и совещания с поставщиками при возникновении вопросов или спорных ситуаций касательно командировок, организации мероприятий и пр. с целью обеспечения защиты интересов Компании, получения услуг высокого качества и предотвращения аналогичных ситуаций в будущем.,

- Контролирует своевременное заселение/выезд сотрудников в/из отелей. Обеспечивает обмен, возврат билетов, уведомляет сотрудников о переносе рейса, использует ваучеры на выписку билетов, и т. д.