Специалист по коммуникациям и поддержке офиса

07 Января

Партнерские Вакансии

Компания "Публичная Компания «Freedom Finance Global PLC»"

Обязанности:

• Коммуникация и информирование команды:
• Сбор информации об изменениях внутри компании, подготовка слайдов и презентаций для информирования.
• Организация регулярных встреч по обновлению информации, включая сбор и распределение дайджестов для команды.
• Взаимодействие с внутренними и внешними ресурсами для актуализации новостей и данных, имеющих значение для команды.
• Протоколирование встреч и документирование:
• Ведение подробных протоколов, запись ключевых решений и задач с последующей рассылкой команде.
• Своевременное обновление базы данных встреч и хранение важной информации для удобного доступа.
• Организация командных мероприятий и создание комфортной рабочей среды:
• Разработка чек-листов и координация мероприятий, направленных на укрепление командного духа (встречи, тимбилдинги, тренировки).
• Поддержка инициатив по улучшению офисной среды и благополучия сотрудников через организацию спортивных и социальных активностей.
• Планирование и реализация процесса поздравлений сотрудников блока с Днями Рождения и другими значимыми событиями.
• Координация взаимодействия с АХД, IT и поставщиками для обеспечения поддержания офиса (канцелярия, чистота, мебель и др.).
• Оперативное решение текущих вопросов по комфортной офисной среде (вода, чай/кофе, температурный режим).
• Поддержка процесса онбординга для новых сотрудников - организация информирования команды о выходе нового сотрудника, подготовка рабочего места.
• Поддержание цифровых коммуникационных каналов:
• Управление и координация групповых чатов и рассылок в MS Teams и WhatsApp (добавление/удаление сотрудников).
• Обеспечение оперативной и корректной передачи информации внутри команды - информационные рассылки на команду по мероприятиям/командным встреча и пр.
• Административная поддержка бизнес-блока:
• Организация встреч по регулярным мероприятиям бизнес блока в координации с IT подразделением: отправка приглашений и информирование, бронирование помещение и организация технической части - настройка и проверка работы проектора, звука, света и пр., подготовка помещения ко встречи - проверить на чистоту, температурный режим (при необходимости отработать вопрос с АХД, поставить воду/чай.
• Организация командировок со стороны бизнес блока (в связки с трэвл направлением), бронирование помещений для встреч и мероприятий, организация приема гостей.
• Обеспечение потребностей команды во вспомогательных ресурсах и сервисах для их продуктивной работы - оформление заявок по канц. товарам, кофе/чай и др., по запросу руководителей.
• Обработка исходящей и входящей корреспонденции и передача адресатам.
• Управление офисной документацией бизнес блока и документооборотом.
• Ведение и регулярное обновление отчетов по бюджету для АХД и мероприятий.

Требования:

• Предпочтительно высшее образование в области управления персоналом, социально-культурной деятельности, делового администрирования. Опыт работы офис-менеджером, ассистентом, координатором или специалистом поддержки бизнеса, особенно в крупных компаниях;
• Готовность работать с полной самоотдачей, максимально вкладываться в результат;
• Внимательность к деталям, инициативность и системное мышление;
• Умение работать в условиях многозадачности, структурировать информацию, выделять главное и приоритизировать задачи. Постоянно находить наиболее эффективные способы выполнения своей работы;
• Развитые коммуникативные и организаторские навыки, умение поддерживать позитивный климат в коллективе. Выстраивать контакт с различными типами собеседников. Не робеть перед высоким статусом собеседника;
• Проявлять инициативу и браться за дополнительные сложные задачи, доводить работу до финального результата. Заблаговременно говорить руководителю об ошибках/несовершенствах в работе с целью улучшения и предотвращения рисков;
• Опыт работы с пакетом MS Office (PowerPoint, Excel) и инструментами для организации коммуникаций (MS Teams, WhatsApp);
• Знание основ документооборота и ведения отчетности, базовые навыки работы с бюджетом.
• Общительный с развитым эмоциональным интеллектом, инициативный, позитивный и активный человек, командный игрок. Энергичный и ориентированный на людей и процессы/детали тип. Важно - усидчивый, внимательный к деталям, грамотный. Умение работать в условиях многозадачности, грамотно планировать.

Условия:

• официальное трудоустройство
• пн - пт
• 09:00 до 18:00
• офис расположен в БЦ Есентай Тауэр
• оплата мобильной связи
• корпоративный фитнес
• бонусы и скидки от компаний, входящих в состав Холдинга.