Офис-менеджер( Представительство Sentiss pharma ) (в архиве)

07 Августа

Партнерские Вакансии

Компания "Представительство Sentiss pharma"

Обязанности:

- Вести делопроизводство отдела.

• Организовывать прием посетителей
• Принимать и регистрировать поступающую корреспонденцию, посылки/бандероли
• Оформлять, регистрировать и отправлять корреспонденцию, посылки/бандероли по заявкам сотрудников
• Вести учет документооборота
• Оформлять внутреннюю документацию компании: доверенности, приказы и распоряжения.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы. Выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя в рамках должностных обязанностей.
• Отвечать на телефонные звонки, соединять абонентов с сотрудниками компании, фиксировать и передавать служебную информацию сотрудникам.
• Обеспечивать офис канцтоварами, чистящими и моющими средствами, продуктами путем работы с провайдерами и поставщиками
• Вести журнал учета рабочего времени.
• Организовывать командировки для сотрудников: заказывать такси, авиа- и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы.
• Выполнять в установленные сроки устные и письменные, полные и сокращенные переводы материалов
• По электронной почте отправлять поздравительные письма сотрудникам компании с днями рождений и юбилейных дат годовщин работы, а также рассылка почты по запросу.
• Заказывать в типографии визитные карточки для сотрудников компании и другой печатной продукции (информационных буклетов, плакатов) в соответствии с корпоративными требованиями.
• Проводить тендеры поставщиков товаров и услуг: канц. товары; питьевая вода и сопутствующие товары и продукты (кофе, чай, молоко, сахар, одноразовая посуда, и т.д.); услуги такси; услуги гостиниц; услуги авиа и ж/д компаний; почтовые/курьерские услуги; типографские услуги и др.
• Подготавливать и оформлять договоры на поставку товаров или услуг. Ведение учета расходов товаров и услуг данных контрагентов.
• Вести учет документооборота с компаниями-поставщиками товаров и услуг, оформление счетов на оплату, занесение расходов в электронную систему учета «1С» и в электронную таблицу для бухгалтерии, передача закрывающих документов в бухгалтерию, возврат 2х экземпляров контрагентам.
• Исполнять приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и поручения Генерального директора;
• Участвовать в организации внутренних мероприятий и корпоративных праздников компании.
• Участвовать в подготовке и организации пребывания иностранных коллег .

Требования:

должен знать:

• Утвержденные процедуры, политики, постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности Компании и ведения делопроизводства;
  • структуру Компании;
  • архивное дело;
  • английский язык (письменный и устный) не ниже уровня Intermediate;
  • основы этики и правила делового общения;
  • правила эксплуатации компьютерной техники;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда;
  • порядок систематизации, учета и ведения документации;
  • обладать практическими навыками, работы с компьютером (Microsoft office), оргтехникой, средствами связи и их приложениями;

Условия:

• Мед страхование
• Бонус 15% от годовой ЗП (полугодовой и годовой)
• Компенсация питания и транспортных расходов
• Официальное трудоустройство