Офис-менеджер/личный ассистент (в архиве)

02 Января

Партнерские Вакансии

Компания "Samal-Trans"

Обязанности:

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно—распорядительной деятельности руководителя;
• Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию во приемно-переговорным устройством (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
• Решать вопросы, связанные с бронированием билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку. Бронирование мест в гостиницах, для размещения лиц, прибывающих по приглашению руководства компании, оформление виз.
• Координировать внешние встречи и встречи внутри компании, относящиеся к Директору.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее поставку по назначению.
• Вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
• Обеспечивать сканирование документов.
• Обеспечивать контроль над правильным оформлением поступающей документации.
• Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
• Принимать участие в планировании, организации и соответствии деятельности службы документов обеспечения управления, осуществлять контроль над состоянием делопроизводства.
• Организовывать вызов такси для сотрудников компании.
• Организовывать прием посетителей.
• Организовывать поздравления сотрудников компании, партнеров, клиентов с праздничными датами и в других необходимых случаях (приобретение и оформление поздравительных открыток, рассылка электронных поздравлений, организация рассылки подарков и пр.)
• Выполнять задания и поручения руководства, связанные с организацией работы офиса и обеспечения офисной деятельности.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых членами Общего собрания участников ТОО «Samal-Trans».
• Вести ежемесячную отчетность о предоставлении счетов на оплату следующим компаниям: Kcell, Яндекс Такси, по закупу канцелярских и хозяйственных материалов, УК Офис-Менеджмент, курьерских услуг.
• Контролировать состояние баланса сотовой связи у руководства его своевременное пополнение.
• Формировать заявки на приобретение канцелярских принадлежностей, оформлять необходимые документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;
• Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники в рациональным использованием канцтовары и расходных материалов в офисе.
• Соблюдать нормы деловой этики, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и посетителями.
• Обеспечивать бесперебойное снабжение офиса питьевой водой.
• Следить за чистотой офисного помещения Компании, путем контроля работы технического персонала, находящегося в подчинении.

Требования:

• Высшее образование
• Опыт работы от 2х лет
• Знание английского языка желательно, будет преимуществом
• Коммуникабельность
• Внимательность