Офис-менеджер( Astana Motors Logistics )

18 Января

Партнерские Вакансии

Компания "Astana Motors Logistics"

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора и офиса Компании;

• Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;

• Принимает документы и личные заявления на подпись директору;

• Ведет делопроизводство, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, обеспечивает сохранность документации, осуществляет систематизацию документов в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях и/или внутренними нормативными актами;

• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

• Организовывает проведение телефонных переговоров директора,

  принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание;

• Составляет по поручению директора письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

• Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка работы с документами;

• Обеспечивает необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организовывает подписку на периодические издания для директора и сотрудников офиса, создает условия, способствующие эффективной работе;

• Организовывает прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;

• Оформляет выездные визы, обеспечивает командированных работников авиа и железнодорожными билетами на основании приказа о командировке, бронирует места в гостиницах и отелях;

• Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование с руководителями структурных подразделений;

• Отправляет исполненную документацию и почтовые отправления по адресам, через отделения Казпочты, курьерские службы и т.п.;

• Отвечает за сохранность переданных ему документов

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности не менее года;
• Опытный пользователь ПК, MS Office;
• Знание казахского и русского языка;
• Законодательные и нормативные правовые акты Республики Казахстан, методические и другие материалы, касающиеся ведения делопроизводства

Условия:

• Премии по итогам года;
• Официальное трудоустройство согласно ТК РК;
• Служебная мобильная связь;
• Медицинское обслуживание;
• Скидка на абонемент в фитнес;
• Скидки на автомобильное обслуживание;
• Бесплатная парковка;
• Материальная помощь при личных событиях;
• Тимбилдинг;
• Подарки от компании детям на Новый год;
• Корпоративное обучение;
• Развозка утром и вечером;
• Ежегодное повышение заработной платы;
• Оплачиваемые отпуска, больничные;
• Питание за счет работодателя.