Офис-менеджер( Astana Motors Logistics )

16 Ноября

Партнерские Вакансии

Компания "Astana Motors Logistics"

Обязанности:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора и офиса Компании;
• Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;
• Принимает документы и личные заявления на подпись директору;Ведет делопроизводство, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, обеспечивает сохранность документации, осуществляет систематизацию документов в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях и/или внутренними нормативными актами;
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

• Организовывает проведение телефонных переговоров директора,

  принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание;

• Составляет по поручению директора письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

• Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка работы с документами;

• Обеспечивает необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организовывает подписку на периодические издания для директора и сотрудников офиса, создает условия, способствующие эффективной работе;

• Организовывает прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;

• Оформляет выездные визы, обеспечивает командированных работников авиа и железнодорожными билетами на основании приказа о командировке, бронирует места в гостиницах и отелях;

• Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование с руководителями структурных подразделений;

• Отправляет исполненную документацию и почтовые отправления по адресам, через отделения Казпочты, курьерские службы и т.п.;

• Отвечает за сохранность переданных ему документов.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы на аналогичной должности;
• Опытный пользователь ПК, MS Office.

Что мы готовы вам предложить:

• Адекватное руководство, готовое вас слышать.
• Вы будете участвовать в стратегическом планировании компании.
• Большие и интересные задачи, благодаря которым будете расти.
• Официальное трудоустройство согласно ТК РК.
• Служебная мобильная связь.
• Медицинское обслуживание.
• Скидка на абонемент в фитнес.
• Скидки на автомобильное обслуживание.
• Бесплатная парковка.
• Материальная помощь при личных событиях.
• Тимбилдинги.